Comment facturer vos clients ?

Quand vos factures deviennent un support commercial...

Comment facturer vos clients ?

Vous avez travaillé dur sur un projet, et le client est satisfait des résultats. Maintenant, il serait peut être temps de se faire payer ?

Alors que la facturation peut sembler ne pas être le sujet le plus passionnant, c'est sans doute l'un des domaines les plus cruciaux pour toutes les entreprises. Votre facture reflète votre image de marque, renforce votre professionnalisme, constitue un support marketing, et le plus important, être payé. Négligez-la, et vous ne ferez pas long feu...

Nombreux sont les dirigeants de petites entreprises qui luttent avec la création de factures, et en particulier ceux qui gèrent tout eux mêmes au sein de leur entreprise.

Nous allons donc essayer de clarifier ce processus ainsi que les termes et pratiques qui lui sont liés, tout en évitant le jargon comptable.
 

Qu'est-ce qu'une facture?

Une facture est un document commercial émis par le vendeur, reçu par l'acheteur et qui contient des informations telles que le prix et les quantités de marchandises, moyens de paiement et la période maximum dans lequel l'acheteur doit effectuer le paiement. Le vendeur est le fournisseur du service, alors que l'acheteur est le client. Ce document est important pour les deux parties car le vendeur a besoin de garder une copie comme preuve de leurs ventes, et le client a besoin de garder une copie comme preuve de leur achat.
L'envoi d'une facture indique que quelqu'un vous doit de l'argent et une réception d'une facture indique que vous devez de l'argent.
 

A quoi doit ressembler une facture ?

Le design de vos factures doit être en harmonie avec le reste de votre image de marque et le message que vous souhaitez diffuser. Elle doit correspondre à votre charte graphique : carte de visite, tête de lettre, slogan, site web. Même si le contenu de votre facture dépend de votre domaine d'activité, il y a cependant quelques éléments généraux et les règles qui doivent être suivies.

Pour s'en souvenir plus facilement, vous pouvez diviser la facture en 6 sections différentes :

Section 1: Vos coordonnées
Contient des informations sur votre entreprise (ou votre nom si vous êtes freelance), le logo de l'entreprise, informations de paiement, etc En France, n'oubliez pas de mentionner votre statut (SARL, EURL,. ..) ainsi que votre numéro de TVA.

Section 2: Règles du jeu
Ici vous pouvez spécifier les options de facturation comme la date d'émission - la date de la facture, termes, date d'échéance. Il est courant par exemple, d'utiliser le paiement à 30, alors n'oubliez pas de le spécifier dans les termes de facturation. Cependant, il peut être préférable d'utiliser un langage simple à la place : « Veuillez noter que le paiement est dû au plus tard le 07/09/2013 ".

Aussi, gardez à l'esprit que les formats de date sont différents à l'international - échéance 07/09/2013 peut signifier paiement en Juillet ou Septembre en fonction de l'emplacement du client - afin d'éviter toute ambiguïté, privilégiez un format comme "9 Juillet 2013".
Un autre terme qui peut aussi prêter à confusion est « à la réception». Freshbooks a réalisé une étude intéressante dans laquelle il est prouvé que cette mention sous entend "quand vous le souhaitez" chez la majorité des personnes.
 
It's as if they receive an invoice with the words ‘payable upon receipt’ and immediately dump it into the ‘whenever’ pile. Instead, using specific terms such as ’21 days’ seems to focus the client’s mind around a specific timeframe and will actually get you paid faster than asking for immediate payment. — Zach Mathew
 
Section 3: Votre client
Cette partie contient le nom et l'adresse du client à qui s'adresse la facture. Si vous vous adressez à une entreprise ayant plusieurs bureaux, vous devez indiquer la personne avec qui vous traitez, afin de faire payer plus rapidement.

Section 4: Titre et numéro du document
Habituellement, le mot facture est indiqué dans le titre, mais en fonction du type, il peut être différent : dans le doute, notez "Facture".
Le numéro de la facture est un identifiant unique de référence et est utilisée en cas de correspondance. La règle est de ne jamais utiliser le même numéro pour plusieurs documents.
Il est obligatoire que vos numéros de facture se suivent chronologiquement. Si vous ne souhaitez pas que vos clients sachent combien de factures ont été émises, vous pouvez utiliser un préfixe. Exemple, pour la facture 001, utilisez FA1005001. Cela dépend de vous, soyez créatif et trouvez un système de numérotation qui vous convient le mieux.

Section 5: Détail des produits et / ou services
Le détail doit décrire clairement ce que vous facturez - nom / description du produit ou service, la quantité, le prix unitaire, un rabais ( généralement exprimé en pourcentage ), la TVA et le montant total facturé.

La description doit correspondre aux termes convenus avec votre client, alors soyez aussi précis que possible. Vérifiez toujours les fautes de frappe, les erreurs de grammaire ou de calcul car ils créent une mauvaise impression et peuvent nuire à votre réputation. En fait, vérifiez 3 fois votre facture avant de l'envoyer.
Une autre chose que vous devriez considérer est la quantité et les entrées des prix unitaires et vérifier quelles sont les règles. Par exemple, pour les entreprises du Royaume-Uni, si votre entreprise est la TVA règles HMRC inscrits sur les factures de TVA dire que vous devez inclure le prix unitaire sur votre facture.

Si vous facturez à l'heure vous pouvez spécifier le nombre d'heures que vous avez passé ainsi que votre taux horaire.
Assurez-vous que tout soit clair, car si le client ne peut pas identifier le total qu'on leur demande de payer, il est très probable que votre facture à finisse dans la pile "à traiter plus tard".

Section 6: Commentaires
Il s'agit d'une zone pour inscrire un commentaire. Par exemple, si vous acceptez plus d'une méthode de paiement, ici vous pouvez spécifier celle que vous préférez. Chèque, virement bancaire ou PayPal ?

Rappelez-vous, rester poli et courtois peut vraiment vous aider à être payé plus rapidement. Certaines études affirment que d'un simple "merci" peuvent augmenter le pourcentage de factures qui sont payées de plus de 5 %.

Même si une pénalité de retard n'est pas la façon idéale pour obtenir le paiement dans les temps, gardez à l'esprit que vous pouvez le spécifier ici.
 

Conclusion

Votre facture est un outil de marketing caché. Imaginez qu'avez votre nouvelle facture, bien structurée, claire et propre, celle-ci se positionnera en haut de la pile. Une "jolie" facture se paiera plus facilement.
 

Une facture bien conçue peut vous faire payer par plaisir.

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